Antes de qualquer coisa, Gestão de processos é um conceito abrangente que envolve diversos setores de uma empresa.
Os processos e a produtividade do negócio são aprimorados através de definições, diagnósticos, análises, monitoramento e melhoria.
Isso resultará na melhora dos resultados e terá impacto direto nos lucros.
Neste artigo vamos fazer alguns apontamentos eficazes sobre a Gestão de Processos e relacionar com nosso sistema interno de gestão.
Você vai estudar:
Definição de Gestão de Processos
Como apontado anteriormente, a Gestão de Processos é um conjunto de estratégias aplicado para refinar o processo de produção de uma organização.
Em qualquer tipo de negócios existem diversos setores e profissionais diferentes.
Sendo assim, existe vários pontos de vista e se torna inevitável que a metodologia e a cultura organizacional passe por uma espécie de personalização, ou seja, o setor toma um pouco das características de seus membros.
Com uma Gestão de Processos eficaz é possível manter a cultura da empresa alinhada com os propósitos e objetivos principais, obter melhor integração entre os setores e, até mesmo, diversificar de forma segura e controlada a cultura organizacional.
Atividades Básicas de um Gestor de Processos
O Gestor de Processos fica incumbido de padronizar alguns procedimentos operacionais fundamentais elaborados pela Gestão Estratégica.
Quando todos os envolvidos, independentemente do nível hierárquico, se comprometem com a qualidade e padrão das operações, é um possível sinal de sucesso do Gestor de Processos.
Alguns dos patamares possíveis de se conquistar através de uma Gestão de Processos eficientes, são:
Compreender e Protocolar os Processos;
Obter um melhor Controle da Cadeia de Produção;
Estabelecer o valor dos Processos Internos
Reutilizar os Recursos Existentes
Monitoramento dos Processos em tempo real;
Diminuição dos custos totais;
Melhora na Produtividade e na Satisfação do Cliente;
Trabalho Orientado por Resultados e alinhado com os objetivos.
Otimização dos Processos;
Mais Eficácia, Eficiência e Transparência.
Por que fazer a Gestão de Processos?
Se sua empresa tem o crescimento como objetivo, é preciso ter orientação por resultados. Essa é uma prática essencial, que estimula a produção eficiente e crescente.
Quando não existe este tipo de orientação, muitos processos acabam se tornando obsoletos, outros passam a demandar muito mais tempo que deveriam, outros são repetidos sem necessidade, ou esquecidos.
Isso sem levar em consideração o impacto na qualidade e na experiência do atendimento ao cliente.
Afinal, todo o processo de aquisição precisa ser revisado e alinhado aos processos internos para melhor resultado.
Com uma Gestão de Processos eficaz você também pode:
Concentrar o a atenção da equipe nos processos;
Implementar uma estratégia consistente;
Dar simplicidade e agilidade às atividades;
Gerar indicadores de desempenho, facilitando a Gestão;
Instrumentalizar e Inovar os setores;
Estabelecer e Controlar as Competências.
Implementação da Gestão de Processos
Precisamos compreender, inicialmente, as etapas da Gestão de Processos, para que você possa partir para implementação em seu negócio.
1. Análise
A primeira etapa consiste no mapeamento de toda o organograma de processos. Tudo deve ser levado em consideração e cada pequeno passo revisado.
Caso um membro do time financeiro precise ir ao banco na última meia hora de trabalho na última sexta feira do mês, por exemplo, este processo deve ser conhecido.
Como ele se desloca? Os 30 minutos são suficientes? Existe algum risco a ele, ou aos bens da empresa? Como a agência o recebe? Etc.
Um possível mapeamento deste micro processo do exemplo seria: Colaborador X fecha o malote às 17:20 > Pede um uber às 17:30 e faz um vale do transporte no caixa > É recebido na agência pelo segurança > Faz os procedimentos de depósito > envia o protocolo via e-mail institucional.
Quanto mais completo for o seu mapa – incluindo as descrições das tarefas e os responsáveis por cada etapa -, mais fácil identificar as curvas de rio (gargalos) e oportunidades para a próxima etapa.
2. Alterações
Como os dados em mãos você já pode começar a gerar relatórios quantitativos e qualitativos, sugerindo alterações e melhorias nos processos.
O objetivo desde momento é elaborar mudanças implementáveis que resultem na melhoria contínua.
Uma sugestão interessante é que se elaborem alterações a partir do “como fazer”, dando orientações consistentes e fluxogramas.
3. Implementação
A partir dos relatórios e sugestões desenvolvidos na segunda etapa, parte-se para a implementação.
Com metodologias de Gestão de Projetos, a ideia é “anexar este pacote” de novas práticas ao sistema organizacional de forma que ele seja absorvido naturalmente pela equipe.
É fundamental que se tenha em mente o impacto que isso trará aos setores e equipes envolvidas.
4. Monitoramento
Ao decorrer do período pós mudanças, você observará o andamento das alterações e se os processos estão se adequando ao dia a dia.
Neste momento é avaliada a eficiência das alterações e dos processos no geral, assim como são feitos relatórios de desempenho e revisões.
5. Gestão dos Processos
Este é um momento tanto técnico, quanto de insights, afinal você analisa criteriosamente os números e dados obtidos, porém também avalia o impacto e a continuidade das implementações.
Aqui se fazem comparações e diagnósticos dos testes, avaliando qualitativamente as técnicas utilizadas e os processos que foram alterados.
6. Automatização
Finalmente, com a formalização das alterações realizadas, ou seja, com a comprovação de melhoria, pode-se proceder para a automatização e instrumentalização destes novos elementos do processo de produção.
Com a testagem definida como um sucesso, a chance de desperdício de recursos foi pouca, comparada a um resultado negativo onde já existem sistemas onerosos em prática.
Por isso se aguardou o final da etapa para a implementação destes sistemas.
Como se tornar um Gestor de Processos?
Para concluir nossa conversa de hoje, fica a pergunta: mas como me torno um Gestor de Processos?
Pois bem, existem vários cursos de diferentes níveis com foco em Gestão e administração, de forma geral.
Mas vale ressaltar que a prática e o envolvimento direto forma gestores com muito mais desenvoltura que qualquer diploma.
Por isso, não deixe de conferir nossa aula gratuita da formação de Alta Performance em Gestão, onde abrimos a Caixa Preta da Gestão.
Lá tem tudo que sabemos sobre Gestão de Processos, Pessoas e Produto.
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