5 PASSOS PARA UMA GESTÃO DE PROCESSOS IMPECÁVEL

1. Faça um Diagnóstico de sua Gestão de Processos

A adoção da gestão de processos começa com uma breve avaliação das atuais práticas de gestão da organização. Muitas empresas assumem que já estão na vanguarda do gerenciamento de processos porque possuem sistemas de qualidade, iniciativas de processo e até departamentos de O&M.

Mas, não, não exatamente. O gerenciamento de processos exige um foco em preocupações específicas que podem ser identificadas em uma revisão organizacional breve, mas profunda.

Falta de uma abordagem sistemática para gerenciar processos, redundâncias e retrabalhos, inconsistências nas auditorias de processos, baixo desempenho e descontentamento do cliente são alguns indicadores de baixa maturidade na gestão de processos.

2. Protocole sua Governança de Processos

Os processos são um componente do tripé de sucesso de toda organização, que também inclui pessoas e tecnologias. Para lidar com o gerenciamento de processos, a empresa deve ter políticas, regras, técnicas, estruturas particulares e padrões de negócios.

Isso é conhecido como governança de processos. O objetivo da governança é garantir que todos estejam fazendo a coisa certa e, ao mesmo tempo, padronizar como os processos são mapeados, convertidos, registrados e assim por diante.

3. Mapeie a arquitetura dos processos

Nesse ponto, a corporação examina a si mesma e mostra como está estruturada sua atuação. Ou seja, mapeia a cadeia de processos da cadeia de valor. Essa cadeia descreve as muitas camadas de processos: macroprocessos, subprocessos, atividades e assim por diante.

A cadeia de valor é a principal ferramenta para entender a organização. A priorização de processos permite que o portfólio de processos da empresa distribua a responsabilidade por cada processo, além das atividades de transformação de processos, por meio da priorização de processos.

4. Transforme os processos

Seguindo a priorização dos objetivos de transformação de processos, os diferentes projetos de transformação devem ser realizados. Muitas vezes, são estratégias de redesenho de processos que incluem as fases de contexto, AS-IS (perspectiva do processo atual), TO-BE (visão do processo futuro) e implantação.

Essas iniciativas são os esforços da empresa para alterar os processos e elevá-los a um grau superior de desempenho. É comum que um processo contínuo exija vários esforços para melhorar a vida da empresa; afinal, as empresas são entidades vivas que passam por uma transformação de longo prazo.

AS-IS

Este é o ponto em que extraímos o processo que será alterado. Para mapear um processo, deve-se montar uma equipe que inclua, além do gerente do processo e do gerente da área, os próprios participantes do processo. Afinal, são eles que estão mais familiarizados com o procedimento.

Este grupo deve discutir o processo e elaborar uma sequência lógica de ações que melhor retrate como a tarefa é realizada atualmente. A seguir será realizada a modelagem do processo, que envolve retratar visualmente o fluxo das atividades.

TO-BE

Se o objetivo da etapa anterior era entender como o processo é realizado na empresa, os esforços da etapa atual estarão focados em encontrar formas de otimizar o processo. É provável que ideias para possíveis ações se desenvolvam ao longo do processo de mapeamento. Portanto, faça questão de escrevê-los em algum lugar proeminente e de fácil acesso.

É fundamental observar que a otimização do processo pode ser uma vitória rápida (ação instantânea) ou um projeto (iniciativas de médio e longo prazo). A visão dos processos futuros deve ser modelada, ou diagramada, tendo em mente a implementação dessas mudanças. Nesse sentido, a obtenção de quick-wins permite que as vantagens sejam percebidas antes mesmo que a transformação do processo seja concluída.

Implantação

A implementação do novo processo consiste em realizar as melhorias mencionadas anteriormente, bem como documentar e padronizar o processo. Não basta apenas modificar o processo no papel se ele não puder ser realizado de fato. Nesse momento, é fundamental se conectar com os funcionários, fornecer material de apoio (documentos) e engajá-los para que eles realmente se comprometam a seguir o novo fluxo do processo.

5. Monitore os resultados e controle os processos

Implica monitorar o desempenho do novo processo para garantir que ele esteja atendendo às expectativas. Caso contrário, algumas mudanças serão necessárias, e quanto antes forem identificadas, melhor para a empresa. Para isso, você pode contar com um sistema de indicadores de desempenho (KPIs), que é um conjunto de métricas que estão vinculadas de forma causal (relacionando causa e consequência).

Depois de aprender a usar o gerenciamento de processos, você pode estar se perguntando: "Mas o que eu ganho ao usar esses princípios em minha organização?" Dado que muitos gestores têm esse ceticismo, criamos uma lista de fatores que sustentam a relevância do gerenciamento de processos.

Qual a importância da gestão de processos?

Permite conhecer melhor seu negócio

Podemos ter um quadro sistemático do negócio, abrangendo suas macro-operações e integrando todas as atividades da empresa por meio da arquitetura de processos, que é baseada na cadeia de valor.

Ajuda a ter processos claros e bem definidos

Os processos de ponta a ponta ajudam a identificar melhor o fluxo de atividades adotando uma visão de alto nível do trabalho.

Possibilita a mensuração de resultados

A lógica do processo ponta-a-ponta é bastante clara: vai desde o primeiro gatilho (entrada) até à criação de valor para o negócio, passando pelos vários departamentos que são necessários.

Em outras palavras, o gerenciamento de processos é impulsionado por resultados. Isso permite a medição por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs), resultando em resultados mais conclusivos. Além disso, o fato de o processo ser orientado a resultados ajuda a decifrar o que o indicador está exibindo.

Agiliza as tomadas de decisão

É possível fazer melhores julgamentos com base em informações confiáveis se você tiver controle sobre o desempenho do processo. Como resultado, o negócio ganhará agilidade, permitindo responder rapidamente às mudanças do mercado ou quedas de desempenho. Isso seria impossível sem o gerenciamento de processos.

Reduz os custos

Os altos custos do processo geralmente estão relacionados à atividade desorganizada e, em certos casos, à falta de visibilidade do processo. O gerenciamento de processos esclarece o trabalho e identifica desperdícios nos processos. Isso nos permite abordar as causas subjacentes dos problemas, reduzindo as despesas associadas a esses resíduos.

Otimiza o tempo

Compreender o fluxo do processo e seu desempenho permite avaliar e identificar os estágios do processo que não estão fluindo como deveriam. Com isso, é possível realizar ações para otimizar as atividades, como eliminar gargalos do processo e otimizar o tempo do processo.

Aumenta a satisfação dos clientes

A gestão de processos procura combinar os desejos do consumidor com os objetivos da empresa, com ênfase nos resultados. Como resultado, qualquer trabalho realizado deve contribuir diretamente para o fornecimento de valor ao cliente. Procedimentos mais fluidos melhoram a experiência do consumidor, resultando nas melhores interações possíveis com a empresa.

Padroniza os processos

A Gestão de processos resulta em documentação de processo consistente e bem organizada. Isso simplifica a vida de um novo funcionário, mas também é benéfico para trabalhadores experientes, pois a papelada padronizada fornece suporte para suas operações. Eles podem consultar os documentos se algo escapar de suas mentes. Como resultado, os gastos com treinamento da empresa serão reduzidos, facilitando a entrada de novos funcionários.

Fortalece os papéis

O gerenciamento de processos ajuda a consolidar as responsabilidades dentro do processo. Isso implica que todos os participantes do processo estarão mais conscientes da influência de seu esforço no resultado final, o que aumentará a motivação dos funcionários.

Melhora a distribuição de recursos

Procedimentos bem estruturados facilitam a distribuição de recursos, pois deixam claro o que deve ser feito. Lembre-se das práticas de gerenciamento de processos mencionadas acima? Eles nos permitem ver a abordagem ideal para realizar um processo e garantir a repetibilidade da coleção lógica de operações.

Automatiza os processos de forma eficaz

A tecnologia e o gerenciamento de processos estão intrinsecamente ligados, mas apenas automatizar o caos é ineficaz! Antes de iniciar qualquer projeto de automação, é vital determinar se o processo está funcionando de maneira ideal e, em caso afirmativo, realizar as medidas de transformação necessárias. Nesse sentido, a gestão de processos ajuda a “limpar a casa”, garantindo maior desempenho dos processos após a automação.

E é por essas razões que uma Gestão de Processos madura é importante para qualquer empresa. Por isso, considere assistir a aula gratuita sobre Alta Performance em Gestão, ministrada pelo nosso CEO, Fernando Freitas.